Praxis Online-Redaktion

Dateienmanagement: Server, Clouds und Sharepoints

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"Halte die Ordnung, und die Ordnung wird Dich halten!" – dieses Sprichwort muss dem Online-Redakteur eine Maxime sein. Denn er arbeitet mit einer oft überbordenden Menge unterschiedlicher Textversionen, Bilddateien, Autorendaten, Schlagwortverzeichnissen usw. Diese müssen einfach zu überblicken, jederzeit und möglichst ortsunabhängig abrufbar und sicher verwahrt sein. Nicht selten arbeitet der wissenschaftliche Online-Redakteur gemeinsam in einem Team bestehend aus weiteren Redakteuren, den Herausgebern, technischen Mitarbeitern, CMS-Managern oder Archivaren an ein und derselben Publikation. Dies erfordert die je unabhängige Zugriffsmöglichkeit auf die relevanten Dateien für alle Beteiligten ebenso wie ein klar strukturiertes Auszeichnungssystem, das jedem verständlich ist.

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Kostenfreie Cloud-Dienste wie "Drop-Box" oder "Photobucket" mögen zum webbasierten abspeichern wenig sensibler privater Daten ein komfortables Werkzeug darstellen. Für noch nicht publizierte Manuskripte wissenschaftlicher Beiträge, Forschungshypothesen, umfangreiche Datenerhebungen, Digitalisate von Archivalien, Bildmaterial (dessen Nutzungsrechte womöglich noch in Klärung befindlich sind) et cetera besteht aufgrund des hier unzureichenden Schutzes die Gefahr der Ausspähung (Hacking). Institutionsinterne Server und Sharepoint-Systeme bieten derzeit die sicherste Lösung. Sie garantieren hinreichenden Schutz vor geistigem Diebstahl. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch ihre Zuverlässigkeit, leichte Bedienbarkeit und ihre Kompatibilität mit anderer Standard-Software aus. Genannt seien an dieser Stelle das Programm "BSCW" (Basic Support for Cooperative Work), das vom Fraunhofer Institut für angewandte Informationstechnik entwickelt und im Übrigen für Bildungseinrichtungen kostenlos lizenziert werden kann, sowie das System "Microsoft Sharepoint", das zudem in direkter Verbindung mit bestehenden institutionseigenen Servern (Serverfarming) betrieben werden kann.

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Auf dem Sharepoint oder Server sollten stets alle Versionen eines Textes, welche der zuständige Online-Redakteur erhält, gespeichert werden. Dies wird zumindest die vom Autor eingereichte Ursprungsfassung (Manuskript), die vom Redakteur bearbeitete, lektorierte und redigierte Fassung, die dem Autor dann zurückzureichen ist, eine "vollzogene" (vgl. Abschnitt "Fertigstellen des Textes für den Online-Gang"), das heißt nach der Abnahme der Korrekturvorschläge des Redakteurs und nochmaliger Kontrollsichtung durch den Autor vorläufige Endversion, die dann als "Korrekturfahne" dem Autor mit der Bitte um Erteilung des "Imprimaturs" übermittelt wird, und schließlich die letztgültige Textfassung zur Online-Schaltung sein, auf die gegebenenfalls noch letzte Korrekturwünsche, Ergänzungen oder Streichungen durch den Autor appliziert worden sind. Zusätzliche "Zwischenschritte", die jeweils weitere Textfassungen nach sich ziehen, können durch gesondertes Hinzufügen, Bearbeiten oder Abklären von Abbildungen, Digitalisaten, Links, Audio- oder Videostreams und dergleichen notwendig werden.

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Diese Zahl wird noch multipliziert, falls gleich mehrere Autoren, Redakteure und/oder Herausgeber von der Partie sind. So können von einem Text ohne Weiteres zehn oder mehr Fassungen vorliegen. Bei "Sammelbänden" oder Periodika-Ausgaben mit mehr als fünf Beiträgen ist die Übersichtlichkeit dann bereits stark gefährdet, Fehler bei der Verwaltung und Vermittlung können sich rasch einschleichen. Um dies zu verhindern, bedarf es eines klaren, einfachen und vor allem für jeden Beteiligten verbindlichen Systems zur Auszeichnung der einzelnen Dateien, etwa nach folgendem Muster:

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Autorenname_Kurztitel_Arbeitsschrittbezeichnendes Kürzel_Namenskürzel des erstbearbeitenden Redakteurs_ Arbeitsschrittbezeichnendes Kürzel_Namenskürzel des zweitbearbeitenden Redakteurs_Endstatus des Dokuments_Namenskürzel des letzten Bearbeiters

Der gegebene Dateiname könnte beispielsweise eine Textfassung ausweisen, die von der Autorin Gudrun Gersmann mit dem Titel "Hexenforschung" eingereicht, dann zunächst vom Redakteur Karl Schmidt, infolge auch vom Redakteur Franz Meier redigiert wurde, ein nochmaliges externes Lektorat durch den Herausgeber Erich Mertens erfuhr und schließlich durch genannten Redakteur Karl Schmidt endvollzogen wurde.

Beispiel:
Gersmann_Hexenforschung_red_ks_red_fm_korr_em_vollzogen_ks

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Darüber hinaus empfiehlt sich das Anlegen von verschiedenen Ordnern zur Sortierung der Textfassungen. In jedem Fall sollte ein Ordner "Endversionen", "Finale Versionen" oder "Texte zur Publikation" eingerichtet werden. Abbildungen, Quellendigitalisate usw. sollten ebenfalls in eigenen Ordnern abgelegt werden. Zur Erleichterung der Dokumentenverwaltung können die einzelnen Textfassungen innerhalb der oben empfohlenen Sharepoint-Systeme auch mit "Tags" versehen werden (vgl. Abschnitt "Texte Verschlagworten"), die besondere Hinweise auf noch anstehende Arbeitsschritte, die Qualität des Textes, noch einzupflegendes Zusatzmaterial usw. enthalten können. Dies erleichtert insbesondere bei mehreren Redakteuren/Lektoren den internen Kommunikationsfluss erheblich.

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Der Abschnitt sei mit einem weiteren Sprichwort beschlossen: "Was Du gleich tust, kannst du nicht mehr vergessen!". Dies gilt, rein erfahrungsgemäß, auch für den Upload und die Auszeichnung von neuen Textfassungen auf dem Server oder Sharepoint.

Empfohlene Zitierweise
Florian Schönfuß, Praxis Online-Redaktion: Dateienmanagement – Server, Clouds und Sharepoints, in: historicum-estudies.net,
URL: http://www.historicum-estudies.net/epublished/praxis-online-redaktion/textverwaltung/dateienmanagement/?L=0 (Datum des letzten Besuchs).

Erstellt: 24.04.2014

Zuletzt geändert: 24.01.2017